会員管理・配信基盤
スクール運営にとって一番大切にしていること、会員様との信頼関係の構築。
保護者とのすれ違いを埋めてくれたのがSgrum。保護者様は何かを聞きたいときに連絡をくれ、コミュニケーションが互いにストレスなく、時間の有効活用ができてると感じています。
DATE: 2019/6
スクール運営にとって一番大事でスタッフ一同心がけていることは、会員様との信頼関係の構築です。会員様と顔を合わせて挨拶をして、お付き合いをしてくことが、数年前はあたりまえのようにできていたことが、最近ではそういった機会が減ってきています。仕事の都合上、なかなか練習に来られない保護者様やわざわざ電話を鳴らしてくれたのに担当コーチが不在だったりと。。。このすれ違いを埋めてくれたのがSgrumであり、保護者様から何かを聞きたいときに連絡を頂き、スタッフは手が空いている時に返答をします。言った言わないも無くなり、そのコミュニケーションが互いにストレスなく、時間の有効活用ができてると感じております。顔と顔を突き合わせるだけが信頼関係の構築に繋がらないことを確信しました。
これまで、会員様からの問い合わせについて、FAXや電話、メールで受付ができました。会員様からの受付窓口が多すぎた分、確認事項に手間がかかり、スタッフ陣の情報共有ができず、ミスがおきていました。一番無くしたかったのはイベントの告知の伝達漏れや緊急の要件が会員様の元に届かず、ご迷惑をかけてしまっていたこと。Sgrumを導入して、受付窓口をアプリに一本化させて、既読未読の確認が簡単にできることから情報の伝え漏れが無くなり、ミスが減りました。また、イベント告知のためのチラシ作成、募集、印刷、配布時間がカットでき、物事を見直せる時間ができました。
この数年、毎年システムを変えていたので、そのたびに個人情報取り扱いに関する問い合せが多かったり、登録手続きをいちいちしてもらったりと会員様に大変迷惑をかけてきました。やっと落ち着きそうです。そんな中、携帯の操作が苦手で登録を後回しにしてしまっている会員様がいたので、いちはやく100％の紐づけ状態にするためにベルマーレホームゲームチケットのプレゼント情報を発信することにしました。そうすると、登録済みの方と未登録の方の会話が発生し、早く登録しなくてはいけない気持ちになり、登録を急がないと勿体ない気持ちで登録スピードがどんどん上がってきました。
Sgrumで送る情報を文字だけで送り続けると会員様に慣れが生じ、見なくなってしまうケースがあります。なので、たまには動画（リンク）を送ったり、画像付きの情報を流したり、一か月に一回のペースではなく、週に一回、週に三回とペースを上手く作っています。また、学年別の情報でも対象学年だけに送るのではなく、全体に送ってこんなことを他の学年ではやってますよとアピールしたり、他の会場の情報を送ったりとベルマーレ全体の活動を示すことで、塾や他の習い事と曜日が重なったときに、別の会場や曜日を選択して、ベルマーレで継続を考えてくれるように思っています。
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