スポーツ団体に必要な会員管理システムとは？機能やメリット、おすすめのシステムを紹介
スポーツクラブ・スクールにとって、会員情報の管理はとても重要です。エクセルで会員や月謝の管理を行い、メールで配信をしているクラブやスクールも多いのではないでしょうか。会員データを整備し、配信や請求管理などを一本化することができれば、日々の業務削減に繋がり、会員様や子供たちのことを考えられる時間に当てることができるようになります。
本格的に会員を管理するには、会員管理システムの導入が必要になります。今回は、数多くある会員管理システムで必要となる機能、そしてスポーツクラブ・スクールが使うべきツールをご案内します。
顧客管理システムと会員管理システムは違う
スポーツクラブ・スクールがシステムを利用して会員管理する場合、システムの大きな括りとして顧客管理システムと会員管理システムの2種類があります。
では顧客管理システムと会員管理システムではどのように違いがあるのでしょうか？
顧客管理システム
顧客管理とは、顧客の情報や売上、購買、クレームの履歴などを管理し、その情報から顧客に適したサービスや商品を分析して提供することで収益の拡大を図る経営手法です。顧客管理は英語でCustomer Relationship Managementと言い、頭文字を取ってよくCRMと略されます。そして顧客管理システムは顧客ごとの情報・履歴を登録・管理し、分析することを中心においているシステムです。
営業管理、イベント、ECショップなどで必要なシステムとなります。
会員管理システム
団体に加わっている個人または法人の名簿や入会・退会、会費などを管理することを中心においているシステムです。サッカークラブや、スクール、フィットネスクラブやスイミングスクールといったスポーツクラブでは基幹の業務を支えるシステムです。
スポーツ団体、クラブ・スクール、習い事、教室などで必要なシステムとなります。
会員管理システムでできること
会員管理システムには、具体的にどのような機能があるのでしょうか？ここでは基本的な機能を5つに分けて紹介します。
会員情報の管理
会員管理システムでは、会員の情報を一元管理することができます。蓄積された会員を抽出する検索機能も備わっており、効率よく会員管理がおこなえます。また、新規会員の登録や入会もWeb上で管理ができます。アプリシステムであれば、スマートフォンでも確認することができるので、スポーツ現場でも会員情報の確認を行うことができます。
情報の一斉配信やグループ、個別配信
会員に対して連絡したい場合は、一斉送信を利用することができます。配信方法としてはメールが一般的ですが、アプリシステムではれば、アプリでの配信時にプッシュ通知も合わせて行い、確実に情報を配信することが可能になります。会員全員もしくはグループや個別など、会員の範囲を限定することもできるため容易に必要な情報発信を行うことができます。また、アプリシステムであれば、既読情報も確認することができます。
会員専用サイト・アプリの設置
会員管理システムを利用すれば、会員専用のマイページの設定を容易におこなえます。また、アプリシステムであれば会員独自のアプリツールとなるので、クラブ・スクールからの情報を外部に漏れることなく利用することができます。
入会金や会費の管理
会員から状況に応じて入会金や会費、イベント費などを集めるということもあるでしょう。会員管理システムがあれば、会員ごとに入金状況を管理することができ、手作業よりも格段に効率が良くなります。また、システムによっては会員のマイページから支払いをおこなうこともできます。
会員満足度向上のツールに
会員への連絡だけでなく、物販やHP制作サービスなどの機能がついたシステムもあります。会員満足度向上のツールとしてご利用可能です。
システム導入のメリット
個人情報を安全に管理できる
会員管理システムでは、会員の個人情報を扱います。万が一、個人情報が流出してしまったとしたら、クラブ・スクールの信用を失うことになってしまいます。なので、個人情報を守る厳重なセキュリティ体制が必須です。
会員管理システムでは、アクセス制限や管理者のログ履歴の確認、SSL暗号通信など、システム内外のリスクに備えたさまざまなセキュリティ機能が備わっています。さらにクラウド型では、設備の整ったサーバやデータセンターなどで大切な個人情報が管理されるうえに、常に最新のセキュリティが更新され、日々進化する最新型のウイルスやマルウェアへの対策を施すことができます。このような厳重なセキュリティ体制で、会員の個人情報を安心して管理することができます。
インターネット環境があればどこからでもアクセス可能
クラウド型のシステムは、インターネット環境さえあれば、場所を問わず利用することができます。また、スマートフォン、タブレットやパソコンなど、どんなデバイスでも利用することができます。そのため、忙しい業務のなかや、スポーツ現場など場所を問わず、空いた時間を利用して会員管理業務をおこなうことができるので、業務効率の向上が期待できます。
おすすめ会員管理サービス
スクール運営プラットフォーム「Sgrum（スグラム）」
Sgrum（スグラム）は連絡機能を中心とした会員管理アプリシステムとなっており、会員様とはアプリを通じてコミュニケーションを取ることができます。また、連絡機能だけでなく、お月謝や物販、HP制作機能、動画配信、スポーツ補償まで搭載されたアプリシステムとなります。単純に会員の基本的な情報（氏名や住所等）を管理するだけでなく、会員への連絡はスポーツ現場でアプリを通じて連絡を取り合え、HPへの配信も同時に行えるので、現場でも活用することができます。
例えば、Sgrumで顧客管理を行う場合、会員との連絡はスタッフ同士で共有されているので、チーム・スクール全体で会員へのサポートを行うことができます。また、アプリ内で会員へ直接グッズ販売を行えるので、収益アップにつなげるといった顧客管理を行うこともでき、導入するだけで顧客満足度アップに繋がります。もちろん、会員管理や、スケジュール、アンケート機能などもあるので、用途に応じた形で会員へご案内していただくことができます。
スポーツクラブ・スクール、習い事や教室など、会員管理を行っているすべての団体でSgrumはご活用いただくことができます。
会員管理・顧客管理を行えるSgrumに興味を持ったら、まずはお気軽にお問い合わせください。
